Étude de cas
Smyths Toys
Smyths Toys s’appuie sur Totara Learn pour l’intégration et la formation annuels de 2 000 employés saisonniers
Numéro un de la distribution de jouets en Europe, Smyths Toys emploie plus de 6 500 personnes réparties dans plus de 200 magasins. Les employés de Smyths Toys ont à coeur d’encourager l’apprentissage et le développement de la créativité chez les enfants et proposent une large gamme de jouets, de produits pour bébés, d’équipements de plein air et de jeux vidéo.
Le Challenge
Smyths Toys utilise Totara Learn depuis près de deux ans maintenant. Récemment, une décision a été prise de passer de Totara Learn 2.7 à Totara Learn 11. Sur le plan stratégique, la décision de mise à niveau consistait principalement à utiliser la fonctionnalité RGPD. Toutefois, à mesure que les conversations évoluaient et à la suite d’une analyse détaillée entreprise par Smyths Toys et Enovation, il a été convenu d’un développement sur-mesure du traqueur d’incidents (Incident Tracker) au sein de Totara. La décision a été prise afin de consolider ces fonctionnalités au sein d’un portail unique et de tirer parti des outils puissants de création de rapports et d’autorisations de Totara Learn 11.
La Solution
Auparavant, Smyths Toys avait demandé à Enovation de développer un plugin sur-mesure permettant aux gérants de magasins d’enregistrer les incidents liés à la santé et à la sécurité ou aux produits. Ce plugin a été initialement développé sur Moodle avant la migration de Smyths Toys de Moodle vers Totara Learn.
Ainsi, un aspect clé de cette mise à niveau comprenait l’utilisation de la hiérarchie de Totara Learn pour attribuer l’accès au tracker d’incidents aux responsables de magasin et la configuration de rapports limités aux responsables de magasin et au personnel du siège. Les autorisations utilisateur vont au-delà de la gestion des accès basée sur les rôles. Ainsi, les utilisateurs ne voient que les informations dont ils ont besoin et les données restent sécurisées. Cela a permis d’économiser d’innombrables heures d’exportation et de manipulation de données réalisées dans plusieurs feuilles de calcul.
De plus, de nombreuses améliorations ont été apportées sur l’ensemble du site pour optimiser l’expérience utilisateur et le processus d’intégration. Dans le cadre de la mise à niveau, Enovation a déployé son propre thème personnalisé réactif, correspondant aux directives de la marque Smyths Toys. Les améliorations apportées au formulaire d’enregistrement des nouveaux employés permettent une validation via les champs obligatoires, minimisant ainsi les erreurs commises par les utilisateurs et rendant l’intégration plus efficace.
Ce nouveau portail de formation, géré par Enovation au sein du centre de données de Smyths Toys, est désormais pleinement intégré et est devenu un système critique au bon fonctionnement de l’organisation. Le partenariat fructueux avec Enovation garantit que la solution continuera à répondre aux besoins de Smyths Toys en matière d’apprentissage en ligne et de conformité de l’organisation tout au long de son expansion.
Smyths Toys est fortement engagée dans la satisfaction et la qualité de ses clients. En utilisant Totara Learn, Smyths Toys veille à ce que l’ expérience client soit homogène dans l’ensemble de ses magasins en proposant une formation à jour et pertinente à chacun des employés. Il est important que les employés, nouveaux et existants, développent les compétences et les connaissances nécessaires. Le bien-être du personnel et des clients de Smyths Toys est tout aussi important. À cet égard, tous le personnel suivent un plan d’apprentissage personnel pour s’assurer que les formations relatives à la mise en conformité sont complétées.
Smyths Toys est très satisfait du système Totara Learn et du du soutien fourni par Enovation. Le système est logique et facile à utiliser. Totara a transformé la façon dont Smyths Toys gère l’intégration et l’apprentissage. La mise en place de ce système a eu un impact positif significatif sur la société. Nous pouvons désormais accueillir et former de nouveaux employés rapidement et efficacement, avec très peu d'erreurs. Nous pouvons également gérer et contrôler la formation sur plusieurs sites, ce qui était auparavant un exercice sur papier.
Tricha Donohue, Directrice des Ressources Humaines, Smyths Toys
Les Résultats
Smyths Toys est ravie de sa plateforme Totara Learn et des nouvelles fonctionnalités de la dernière version. Le principal avantage est que cela leur permet d’intégrer rapidement et facilement plus de 2000 employés saisonniers par an en réduisant les efforts manuels. Leurs 4 000 employés permanents s’appuient également sur leurs programmes d’apprentissage, ce qui signifie que plus de 6 500 employés bénéficient chaque année du nouveau système de gestion de la formation.
Depuis la mise en production de Totara Learn en janvier 2017, Smyths Toys a considérablement amélioré ses processus opérationnels:
- 6 500 employés de Smyths Toys inscrits à la Smyths Academy en Irlande, en Irlande du Nord et au Royaume-Uni.
- Des rapports à l’échelle de l’entreprise sur une gamme de programmes de mise en conformité, de connaissances et d’apprentissage client ainsi que sur le suivi d’incidents à l’aide de l’outil Incident Tracker.
- Réservation d’ateliers en face à face pour tous les secteurs d’activité à l’aide de la fonction Seminar Manager.
- Les apprenants ont désormais un lieu unique pour tous leurs besoins d’apprentissage, dès leur intégration au sein de Smyths Toys
« En 2012, nous avons choisi Enovation pour implémenter et personnaliser le système de gestion de l’apprentissage Moodle pour nos écoles de langues. Nous voulions un partenaire capable de proposer et mettre en œuvre une solution personnalisée et de fournir un hébergement et un support continus, afin de répondre aux besoins de notre clientèle d’entreprise. Le niveau de service et de professionnalisme d’Enovation a souvent dépassé nos attentes et nous sommes ravis de poursuivre notre partenariat.»
