Étude de cas
Appel
Gestion Optimisée des Stages en Pharmacie avec Moodle
Depuis 2015, APPEL (affiliation pour l’apprentissage expérientiel de la pratique de la pharmacie) gère conjointement les stages d’apprentissage par l’expérience des programmes de pharmacie des trois écoles de pharmacie d’Irlande, à savoir l’Université de Cork (UCC), le Collège royal des chirurgiens d’Irlande (RCSI) et Trinity College à Dublin (TCD).
En conséquence, les étudiants entreprennent maintenant un stage d’apprentissage pratique commun à toutes les écoles irlandaises de pharmacie les années 2, 4 et 5 du nouveau programme.
À la suite de discussions tenues en 2016 avec des consultants et des représentants des départements informatiques des trois établissements d’enseignement supérieur impliqués, APPEL a conclu que la meilleure solution pour ses besoins consistait à associer deux composants principaux dans un système global. Ces composants sont un composant de la gestion de la relation client (CRM) permettant de gérer le recrutement de pharmaciens afin de faciliter le placement des étudiants, et un composant d’environnement d’apprentissage virtuel (VLE) permettant de placer les étudiants en stage et de dispenser des formations.
À la suite d’un appel d’offres, Enovation a ensuite été choisi comme fournisseur expérimenté de services eLearning et de solutions open source pour gérer la conception et la mise en œuvre du système APPEL, où Moodle, plateforme versatile et éprouvée, a été sélectionnée comme VLE. Le CRM sélectionné MS Dynamics a été implémenté par un tiers sous la direction d’Enovation.
Le Challenge
Jusqu’au lancement du VLE Moodle d’APPEL en février 2018 (initialement pour les étudiants en 4ème année), l’équipe d’APPEL avait pour tâche principale de gérer manuellement, pour les trois établissements, l’appariement et l’affectation des étudiants aux stages ainsi que d’ obtenir le soutien des établissements de formation pharmaceutique à travers le pays. Cela démontrait le besoin d’un plug-in Moodle personnalisé pour automatiquement affecter des stagiaires à des postes (stages) et stocker tous les informations nécessaires.
Le système devait pouvoir sécuriser les stages de formation en pharmacie pour un cycle particulier et fournir une plateforme pour gérer la connectivité et l’intégration des étudiants et du personnel de formation en pharmacie dans des activités académiques définies / en développement.
Pendant la formation expérientielle des étudiants, le système APPEL est utilisé pour coordonner et diffuser des modules académiques en ligne aux étudiants des trois établissements de manière centralisée par le biais du VLE d’APPEL.
APPEL a demandé que des fonctions en ligne supplémentaires soient intégrées au système pour améliorer et aider à évaluer la formation des étudiants, tel un outil d’évaluation des compétences.
La Solution
À la suite d’une collaboration étroite entre Enovation, la direction et l’équipe de gestion de projet d’APPEL, le VLE Moodle a encapsulé un module convivial pour l’attribution et la l’appariement de stages, ainsi que la gestion du flux de processus qui les supportent, de façon à ce que les étudiants, les administrateurs APPEL et les établissements de formation puissent utiliser le système de manière transparente et efficace.
L’appariement automatique peut s’exécuter plusieurs fois en fonction de la configuration définie par l’administrateur APPEL dans les paramètres du processus de placement. Les résultats de toutes les analyses sont présentés aux administrateurs APPEL dans un tableau qui répertorie les établissements de formation pharmaceutique (TE) appariés à chaque étudiant.
Grâce aux nombreuses fonctionnalités e-learning de Moodle combinées à l’expertise d’Enovation dans le développement de modules personnalisés, APPEL dispose d’un système très puissant qui fournit aux étudiants d’APPEL une offre expérimentale pharmaceutique de haute qualité.
Enovation a créé une solution sur mesure pour un projet complexe dans des délais serrés. Tout au long du projet, ils ont démontré leur engagement à répondre aux besoins des utilisateurs d’APPEL grâce à leur soutien, leur collaboration et leur innovation.
Aisling Reast, Directrice et Coordinatrice Nationale d’APPEL.
Les Résultats
Des tableaux de bord intuitifs ont été développés dans le VLE pour les étudiants et les administrateurs afin de leur permettre de visualiser les informations et d’effectuer des actions aux moments appropriés, ainsi que de soutenir les processus d’attribution, d’appariement et de placement. À différentes étapes du processus de placement, le système peut envoyer des notifications aux parties prenantes pour les informer de l’état d’avancement, demander des actions et envoyer des rappels, le cas échéant.
Pour la plupart des utilisateurs, les notifications sont envoyées à l’aide de la fonction de messagerie de Moodle. L’équipe des opérations d’APPEL peut désormais utiliser le VLE en toute confiance pour soutenir le programme de placement d’apprentissage par l’expérience d’aujourd’hui avec la flexibilité nécessaire pour gérer les défis de demain.
« En 2012, nous avons choisi Enovation pour implémenter et personnaliser le système de gestion de l’apprentissage Moodle pour nos écoles de langues. Nous voulions un partenaire capable de proposer et mettre en œuvre une solution personnalisée et de fournir un hébergement et un support continus, afin de répondre aux besoins de notre clientèle d’entreprise. Le niveau de service et de professionnalisme d’Enovation a souvent dépassé nos attentes et nous sommes ravis de poursuivre notre partenariat.»
