La fonction Report Builder est l’une des fonctions clés de Totara Learn, c’est souvent la raison pour laquelle elle est préférée aux autres systèmes de gestion de l’apprentissage sur le marché. Dans le monde du travail d’aujourd’hui, il est essentiel que les managers et les dirigeants aient une idée du système de gestion de l’apprentissage (LMS) utilisé par leur entreprise et puissent voir comment les apprenants progressent au sein de leur organisation et quels sont les taux d’achèvement.
Totara Learn possède un générateur de rapports intégré. Ainsi, sans connaissance préalable en programmation, les apprenants seront en mesure de consulter la base de données du système et d’extraire les rapports qui les concernent. Le Report Builder de Totara Learn dispose d’une large gamme de rapports et de sources de rapports intégrés (plus de 70) pouvant être utilisés pour générer des rapports sur les différentes fonctions et activités du système de gestion de l’apprentissage. Le générateur de rapports regroupe toutes les données du système. Les rapports incorporés peuvent être clonés et personnalisés, ou créés à partir de zéro en utilisant des sources de données disponibles. Le processus est à la fois flexible et intuitif. Vous trouverez ci-dessous les principales caractéristiques du Report Builder que nous trouvons les plus utiles:
Création d’un rapport
Cliquez sur « Créer un rapport » dans le générateur de rapports, choisissez la source et configurez la en fonction des besoins de votre entreprise.
Aperçu de la progression des apprenants et de l’efficacité de l’apprentissage
Si les données sont disponibles, il est probable que vous puissiez trouver une source de rapport pour ces données. Voici des exemples de domaines pouvant être signalés:
Cours achevés – utilisés pour rendre compte des cours terminés au niveau du site. Ces rapports peuvent être mis à la disposition des managers, des chefs de département ou des formateurs.
Les colonnes les plus utilisées sont: nom de l’apprenant, date d’achèvement du cours, note, note à atteindre, statut d’achèvement, etc.
Programmes et certifications – présente des informations sur l’achèvement du programme et de la certification. Ce rapport peut être lié au tableau de bord des utilisateurs et indique la formation qui doit être achevée. Il est généralement utilisé pour indiquer l’achèvement des cours de conformité (compliance). Les colonnes les plus utilisées sont les suivantes: date d’achèvement, état d’achèvement, dates d’échéance, dates d’affectation, expiration.
Statut de compétence – ce rapport est utilisé pour rendre compte des compétences acquises par les apprenants. Les colonnes les plus utilisées – type, statut, date, niveau atteint, etc.
Dossier d’apprentissage – la fonction Preuve d’apprentissage permet aux apprenants de fournir des preuves de la formation dispensée en dehors du LMS et de télécharger des certificats. Les colonnes les plus utilisées sont: type, institution, date complétée, lien vers la pièce jointe, etc.
Séminaires – présente des données sur tous les séminaires (face à face) programmés pour les apprenants dans l’ensemble du système. Les colonnes les plus utilisées – places disponibles, nombre de participants, nombre de réservations annulées, raisons de l’annulation, statut de l’événement, etc.
Les données que vous utilisez dans les profils utilisateur, les cours et les champs de certification peuvent être utilisées comme colonnes dans les rapports.
Tableaux de bord
En ajoutant simplement un tableau de rapport, les rapports peuvent être configurés pour apparaître sur le tableau de bord pour les apprenants, les instructeurs, afin que les différentes parties prenantes puissent visualiser les informations qui leur sont essentielles dès la connexion au système.
Exportation de rapport et planification
Comme les données de rapport sont exportables (aux formats csv, .xls et .pdf.), les utilisateurs autorisés ont la possibilité de voir les rapports et pourront continuer à travailler avec les données capturées, pour, par exemple, insérer des tableaux croisés dynamiques et créer des graphiques.
Les rapports peuvent également être envoyés aux utilisateurs chaque semaine, tous les mois ou même tous les jours si nécessaire. Cette fonctionnalité permet de rendre les informations facilement accessibles au moment où vous en avez besoin.
Contrôles de rapport
Les administrateurs de site peuvent:
- Choisir les colonnes qui apparaîtront dans le rapport et personnaliser les titres
- Sélectionner des filtres
- Décider de la façon dont les données seront affichées – colonnes, lignes, barres horizontales, camemberts et bien d’autres types de graphiques sont disponibles
- Accorder la permission d’afficher des rapports pour des utilisateurs dotés de rôles particuliers. Vous pouvez les mettre à la disposition des chefs d’équipe, des chefs de division, des responsables régionaux des responsables pays et vous assurer que les informations appropriées sont rendues disponibles pour les bonnes personnes.
Les possibilités de reporting sont infinies, il ne vous reste plus qu’à décider quelles données rendre accessibles et à qui donner les droits.
