Par Hannah Flew

La série consacrée à Moodle Workplace se poursuit. Après avoir traité récemment la question de la gestion multi-sites, nous nous intéressons aujourd’hui à un levier aussi puissant que discret : les règles dynamiques.

Que sont les règles dynamiques?

Dans Moodle Workplace, les règles dynamiques sont des mécanismes d’automatisation sophistiqués qui visent à optimiser les processus administratifs, réduisant drastiquement le recours aux manipulations manuelles fastidieuses et sources d’erreurs. En clair, elles vous permettent de gagner un temps précieux tout en assurant une exécution rigoureuse des tâches répétitives.

Reposant sur une logique conditionnelle du type « si… alors… », ces règles permettent de configurer des scénarios automatisés : dès qu’un critère est rempli, une action spécifique se déclenche automatiquement, sans intervention humaine.

Quelles actions peuvent être automatisées ?

• Inscrire ou désinscrire des utilisateurs à des cours, en fonction de certains déclencheurs (fin ou échec d’un module, par exemple).

• Attribuer des certifications et des badges dès qu’un apprenant remplit des conditions prédéfinies, telles qu’un score minimal de 80 %.

• Envoyer des rappels, alertes ou notifications personnalisées selon des échéances ou des activités ciblées.

• Affecter automatiquement des utilisateurs à des groupes ou parcours de formation, selon les données de leur profil.

Et concrètement, à quoi cela ressemble-t-il ?

Onboarding & induction : fini les inscriptions manuelles

En entreprise : un nouvel arrivant ? Il est automatiquement inscrit aux modules d’intégration et reçoit un courriel de bienvenue. Son supérieur reçoit également un rappel des actions à entreprendre.

Compagnies aériennes : un nouveau pilote ou ingénieur ? Moodle Workplace les inscrit immédiatement aux formations de sécurité requises. En cas de retard, leur supérieur en est informé.

Secteur hôtelier : un nouvel employé au contact client ? Il est automatiquement affecté à la formation sur les standards de la marque, avec un suivi de progression transmis à son manager.

Santé privée : les nouvelles infirmières reçoivent sans délai les modules essentiels sur l’hygiène hospitalière ou la sécurité des patients.

Conformité et certification – satisfaire les auditeurs et les régulateurs

Sécurité aérienne et maritime: il est essentiel de ne jamais laisser expirer le certificat de sécurité d’un pilote. Mettez donc en place un système de rappel automatique, qui inscrira automatiquement le pilote à un cours de recyclage et enverra une alerte aux RH.

Conformité de l’entreprise: Un membre de l’équipe financière doit suivre chaque année un cours sur la lutte contre le blanchiment d’argent – pas besoin de courir après, Moodle Workplace l’inscrit automatiquement et avertit les RH s’il ne respecte pas la date limite.

Chaînes hôtelières: La formation à la sécurité alimentaire est une nécessité qui doit être maintenue à jour. Les cours de remise à niveau sont automatiquement assignés, garantissant la conformité de tout votre personnel ainsi que de délicieux repas.

Organismes de santé : les professionnels de santé doivent régulièrement renouveler leurs crédits de formation ? Le système peut les inscrire aux modules adéquats, dès que leurs points arrivent à échéance.

Résultat : conformité assurée, gain de temps, et un café bien mérité en prime !

Engagement dans l’apprentissage : la fin du syndrome “j’ai oublié”

Associations professionnelles : un membre inactif depuis 45 jours ? Une règle dynamique lui envoie un rappel bienveillant pour relancer sa formation.

Secteurs public et privé : vos collaborateurs doivent suivre un cours sur la transition écologique ? S’ils n’ont rien fait sous 15 jours, une alerte est envoyée – à eux puis à leur supérieur si nécessaire.

Automatisation des parcours : fluidifier la progression

Aéronautique : un ingénieur finalise un module ? Sa certification est mise à jour, un badge est délivré, et les données de conformité sont actualisées.

Hôtellerie : un salarié achève une formation sur le service client ? La suite du parcours est automatiquement activée.

Santé : une infirmière termine un module de premiers secours ? Le système débloque automatiquement l’accès à la formation en « Secours avancés ».

Reporting et intégration RH : centraliser et piloter intelligemment

Compagnies aériennes : les nouveaux membres d’équipage sont automatiquement intégrés aux prochaines sessions de formation et les RH reçoivent un rapport mensuel de complétion.

Groupes hôteliers : suivez les certifications du personnel à l’échelle de plusieurs établissements grâce à des rapports trimestriels générés et diffusés automatiquement.

Départements RH : un reporting automatique mensuel sur les taux d’achèvement des formations vous assure une visibilité constante, sans effort.

Chez Enovation, nous accompagnons les organisations dans la mise en œuvre stratégique des règles dynamiques de Moodle Workplace. Résultat ? Une plateforme performante, fiable et efficiente, qui vous fait gagner du temps tout en assurant votre conformité. Le bénéfice ultime ? Plus de sérénité… et un moment de détente bien mérité autour d’un bon café.